Regels en Informatie – Stichting Nicolaas en Pieten.
Beheerders:
– John van Helden
– Jorge Ferreira Ribeiro
Doel:
Uitvoeren van diverse festiviteiten rondom Sinterklaas en overige feestdagen.
Uiteindelijk doel inkomsten te vergaren voor cadeaus voor kinderen waarvan de ouders het niet breed hebben, zodat de kinderen toch een Sinterklaas feestgevoel krijgen.
Over de Stichting:
– Heeft eigen bankrekening met nummer NL91 RABO 0117 9951 34.
– Heeft een eigen verzekering.
– Heeft E Herkenning 3.
– Vrijwilligers worden getoetst middels (VOG) Verklaring Omtrent Gedrag.
– De internetnaam www.stnicolaasenpieten.nl is al in beheer van beheerder John van Helden en zal dienst doen als ‘promotie’ voor de stichting.
– Server van de website is in eigen beheer van zowel John van Helden als Jorge Ferreira Ribeiro.
Jorge Ferreira Ribeiro bezit een server die gbruikt mag worden voor interne opslag van data, welke eigendom is en blijft van Jorge Ferreira Ribeiro (alias FotoSJORS).
Bij overdracht van de stichting zal de nieuwe ‘eigenaar’ zelf zorg moeten dragen voor hosting.
– De stichting is te bereiken via e-mailadres: StNicolaasenPieten@gmail.com
– De stichting heeft geen bezittingen, maar maakt gebruik van kleding en attributen van beheerders en overige vrijwilligers.
Donatiebeleid.
Donaties kunnen alleen worden gedaan op de officiele rekening van de Stichting.
Gebruikers van de QR-code op de website maken gebruik van de officiële tussenrekening van de Rabobank die gekoppeld is aan de officiële rekening.
Donaties in natura d.m.v. goederen kan ALLEEN door ‘in bruikleen stelling’.
– Donaties kunnen op verschillende manieren worden beschreven.
Specifieke donaties: Worden alleen gebuikt voor vermeldde doel bij storting.
Mocht er toch geld overblijven dan zal het bedrag blijven staan voor opvolgend jaar, tenzij de donateurs gezamenlijk akkoord gaan om het te gebruiken om cadeautjes aan te schaffen voor kinderen, waarvan ouders geen gelden hebben het Sinterklaas te betalen.
Algemene donaties: Donaties die zonder vermelding worden gedaan worden hoofdzakelijk ingezet om de stichting actief te houden en kleine cadeautjes aan te schaffen voor kinderen, waarvan ouders geen gelden hebben om het Sinterklaasfeest te bekostigen.
Tevens kan het voorkomen dat door ‘wanbetaling’ of ‘niet betaalde toegezegde sponsoring’ een deel van deze donaties wordt gebruikt om tekortkoming in financiën van evenementen aan te vullen.
Gedetailleerder omschreven:
– Betalingen in de vorm van donaties aan de stichting voor geplande of geleverde services (Specifieke donaties) zal ten aller tijden gestort worden op rekening van de stichting.
Hiervan zullen alle vooraf afgesproken kosten worden voldaan.
Begrotingen worden in overleg met aanvragers door bestuur bepaald.
Vergoedingen voor vrijwilligers zijn bedoeld om gemaakte kosten voor o.a. tijd, brandstof en stomerij kosten te kunnen dekken.
Het, door de belastingdienst vastgestelde, maximale bedrag per maand per vrijwilliger zal niet worden overschreden.
– Gelden, komende van willekeurige vrijwillige donaties (Algemene donaties), zullen worden gebruikt om kosten voor de bankrekening, behoud internetnaam , verzekering en aanschaf kleine cadeautjes voor kansarme kinderen.
Informatie over ‘adressen en aantal kinderen’ zal door individuele instanties worden aangeleverd.
Rekening houdende met privacy zullen beheerders alleen informatie over ‘aantal kinderen’ ontvangen en worden geen namen verstrekt (adressen zijn noodzakelijk om cadeautjes af te leveren).
Alle aangeleverde informatie zal worden verwijderd zodra deze niet meer noodzakelijk is.
Aanstellen en/of oproepen van vrijwilligers.
– De aanstelling van vrijwilligers zal door de beheerder worden geregeld.
De beheerder is hierin vrij om te ‘kiezen’ tussen de vrijwilligers die zich melden.
Mocht de beheerder klachten ontvangen van cliënten over specifieke vrijwilligers of zelf twijfels hebben over integriteit, dan staat het de beheerder vrij om geen aanspraak meer te maken van diensten door betreffende vrijwilliger.
– Vrijwilligers kunnen vrijblijvend een vergoeding krijgen als deze ook daadwerkelijk aanwezig zijn geweest op het evenement waar zij voor gevraagd zijn.
Vrijwilligers die plezier aan de ‘evenementen’ beleven en zich aanbieden voor bezoeken zijn vooraf d.m.v. het lezen van deze openbare regels op de website van de stichting bekend dat vergoedingen lager kunnen uitvallen wanneer het vrijwilligers aantal stijgt.
Vrijwilligers of derden mogen geen evenementen aannemen en/of organiseren uit naam van de stichting.
Hier is schriftelijk akkoord van alle aangestelde beheerders voor nodig.
Alle vrijwilligers zijn door de beheerders verzocht de regels door te nemen.
Vrijwilligers zullen op verzoek van de Stichting een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aanvragen omdat zij met kwetsbare mensen in aanraking komen (kinderen).
Iedere vrijwilliger zal officieel melding krijgen voor het evenement waar hij/zij aan meedoet, zodat de stichting niet aangewezen kan worden voor het onaangekondigd aansluiten van ‘onbevoegde’ vrijwilligers bij evenementen.
Social Media.
– Stichting Nicolaas en Pieten maakt gebruik van een WhatsApp groep waarbij vrijwilligers kunnen worden toegevoegd.
In deze applicatie is het mogelijk om bemachtigde foto’s met elkaar te delen.
De stichting draagt GEEN verantwoordelijkheid over inhoud van gedeelde berichten, maar zal wel zorg dragen dat fatsoensnormen en normen en waarden worden gehanteerd.
Discriminatie wordt nooit getolereerd, foto’s en filmpjes die satire uitbeelden worden oogluikend toegestaan, tenzij deze in de ogen van de beheerders de grens van fatsoenlijkheid overschrijden.
Als de Stichting in de toekomst gebruik zal maken van Social Media, is dit enkel officieel als dit door een beheerder is opgestart.
Zelfde regelgeving m.b.t. fatsoen zal gelden m.b.t. alle Social Media.
Als de beheerders geen controle kunnen uitoefenen op geplaatst content kunnen zij hiervoor ook geen verantwoording dragen.
Vrijwilligers zijn zich bewust dat afbeeldingen online en op Social Media kunnen worden geplaatst.
Dit kan zowel voor gebruik van promotie van de Stichting als door derden.
Aanstellen of afzetten van beheerders
– Oprichters John van Helden en Jorge Ferreira Ribeiro zijn hoofdbeheerders.
Zij kunnen alleen gezamenlijk doen besluiten dat iemand zich aansluit bij het beheer.
Echter, sinds de stichting geen bezit heeft zal beheer in de vorm van taakverdeling plaatsvinden.
Besluitvorming kan enkel gedaan worden door erkende bestuursleden.
Bij aantoonbaar wanbeleid kunnen beheerders per direct door de mede beheerders worden afgezet.
Een meerderheid van zittende beheerders kan doen besluiten een zittend beheerder af te zetten, deze heeft hierin het recht om zich te verdedigen als hij/zij het niet met de afzetting eens is. Echter is het aan de zittende beheerders om te doen besluiten of de afzetting wordt ingetrokken en heeft de afgezette beheerder hierin geen invloed.
Indien noodzakelijk wordt er een samenkomen / vergadering belegd om officiële bekendmaking van aanstellen of afzetten van beheerders op te voeren.
De meerderheid van beheerders moet zwart op wit d.m.v. e-mail of brief aan te tonen zijn.
Tevens moet er een officieel schrijven per e-mail of brief zijn om de aanstelling afzetting bekend te maken bij de besproken persoon.
Mocht u vragen, nuttige aanvulling of opmerking hebben over opgestelde regels, dan kunt u dit melden aan de bestuursleden via email adres: StNicolaasenPieten@gmail.com